Risico-Inventarisatie

Hoe zorg je ervoor dat de RI&E en arbocatalogus optimaal op elkaar aansluiten? En hoe motiveer en stimuleer je gebruikers?

Elk bedrijf met personeel moet (laten) onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemers en derden. Dit onderzoek heet een RI&E en moet schriftelijk worden vastgelegd.

Ondersteuning en uitrollen van risico beheer systeem 
Een goede risico-analyse uitvoeren is niet zo eenvoudig, het is een uitgebreid werk en dient structureel aangepakt te worden. Bovendien wisselen risico’s zeer snel en is een risicoanalyse nooit af. Samenwerking met Samurai at Work laat u toe om op korte termijn te voldoen aan de opgelegde eisen en preventiemaatregelen toe te passen.

  • RIE (Risico Inventarisatie & Evaluatie) veiligheid en psycho-sociale aspecten.
  • LMRA: toepassen van Last Minute Risico Analysis: Theorie en praktijk

Plan van aanpak
In het plan van aanpak (pva) moet de werkgever aangeven binnen welke termijn zijn bedrijf concrete maatregelen gaat nemen tegen de geïnventariseerde risico’s en wat deze maatregelen opleveren.

 

Het doel van een RI&E
Het verkrijgen van algemeen inzicht in veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen het bedrijf of organisatie.

De RIE is de basis van het Arbo-beleid, met als doel:

  • het verkrijgen van inzicht in de gevaren en de hieraan verbonden risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn, waaraan de medewerkers worden blootgesteld;
  • het op grond van de verkregen inzichten kunnen formuleren van maatregelen om risico’s te elimineren of te beperken en beheersbaar te maken;
  • het kunnen formuleren van criteria voor de inhoud en opzet van arbo- en verzuimbeleid en het wettelijke verplichte periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO).

De rapportage geeft een helder beeld van het huidige Arbo-beleid en de risico’s, tekortkomingen en bedreigingen die op het niveau van functie en werkplek zijn geconstateerd ten aanzien van veiligheid, gezondheid en welzijn.

De RI&E, ik help je op weg…

Het maken van een branche RI&E-instrument is niet iets wat u even tussendoor doet. Het is echt een project. Ik geef je hieronder in vier stappen aan hoe je een instrument ontwikkelt, laat erkennen, implementeert en onderhoudt:

9

Stap 1 Ontwikkeling

Hoe je een branche RI&E-instrument precies maakt beslis je uiteraard zelf. Maar uit ervaringen in branches blijkt een aantal zaken standaard aan de orde komen.

9

Stap 2 Erkenning

Bedrijven met maximaal 25 werknemers in de branche, hoeven hun RI&E niet te laten toetsen. Dit scheelt tijd. En geld! Om uw branche RI&E-instrument te laten erkennen voor toetsingsvrijstelling moet u voldoen aan een aantal criteria.

10 tips

Hoe zorg je ervoor dat de RI&E en arbocatalogus optimaal op elkaar aansluiten? En hoe motiveer en stimuleer je gebruikers? 10 Brancheorganisaties deelden hun ervaringen; en ik deel ze ook met jou!

Tip 1. Bepaal de doelstellingen

Zoveel mensen, zoveel meningen: de een streeft naar volledigheid en detaillering voor verschillende situaties, de andere houdt het liever compact en praktisch. Bepaal daarom vooraf, in samenspraak met alle betrokken partijen goed wat je wilt bereiken met het instrument en wat er wel of juist niet wordt opgenomen. Neem daarbij de uiteindelijke gebruiker als uitgangspunt.

Tip 2. Kijk en leer van anderen

MKB Nederland, vakbonden, bouwbedrijven en branchepartijen: allemaal hebben ze veel ervaring met het ontwikkelen van een branche RI&E en arbocatalogus en men is zeker bereid om zaken en werkwijzen toe te lichten.

Betrek ook zoveel mogelijk de beroepsopleidingen om te kijken hoe je veiligheid en gezondheid kunt integreren in het werken in de sector: jong geleerd is oud gedaan!

  • Informeer eens hoe andere branches een en ander hebben aangepakt.
  • Organiseer overleg met andere branches voor kennisdeling.
Tip 3. Organiseer draagvlak en neem de tijd

Zorg dat de verwachtingen van verschillende partijen in de branche en bij het bestuur vanaf de start kloppen met wat er wordt ontwikkeld. Hierdoor voorkom je dat er onvrede ontstaat of het gevoel dat zaken uit de lucht komen vallen.

Door verschillende partijen tijdig te informeren, bijvoorbeeld door een keer aan te schuiven bij een overleg, kunnen eventuele onduidelijkheden vlot worden getrokken.

Denk tijdig na over het proces van accordering door de sociale partners. Dit blijkt vaak een langdurig proces. Creëer daarom in een vroegtijdig stadium draagvlak en neem alle benodigde stappen rond de besluitvorming tijdig in de planning op.

Tip 4. Sluit aan op de praktijk

Start niet met de wetgeving, voorkom te lange toelichtingen. Maak de informatie vooral praktisch en snel toepasbaar met herkenbare voorbeelden uit de praktijk.

RI&E’s en arbocatalogi die goed aansluiten op de praktijk worden het best gewaardeerd. Door de toekomstige gebruikers zelf (mee) te laten ontwikkelen, is er direct waardevolle feedback.

Test de inhoud bij een klankbordgroep van werkgevers en werknemers om na te gaan of alles duidelijk is en niet alleen aansluit bij de wetgeving, maar ook bij de praktijk.

Tip 5. Hou het simpel en gebruiksvriendelijk

Niets is zo jammer als mensen die gestart zijn, halverwege afhaken, omdat ze de informatie in een branche RI&E-instrument of een arbocatalogus niet begrijpen.

  • Maak gebruik van illustraties: plaatjes en filmpjes werken verhelderend en maken de informatie behapbaar.
  • Zorg voor eenvoudige, begrijpelijke teksten. Vermijd ingewikkelde woorden en zinsconstructies, zodat alle typen gebruikers de informatie snappen en kunnen toepassen.
  • Gebruikers gaan er vanuit dat de informatie klopt; uitgebreide bewijsvoering van oplossingen maakt het instrument onnodig log en het schrikt af.
  • Formuleer positief en probeer het woord ‘moeten’ te vermijden. Kies in plaats van “Een machine moet veilig zijn, omdat…”, liever voor: “Een veilige machine betekent…”. Dit klinkt prettiger en minder dwingend.
  • Maak gebruik van technische mogelijkheden, bijvoorbeeld om verdiepende informatie pas via een uitklapscherm of pop-up zichtbaar te maken. Dit houdt het geheel overzichtelijk.
Tip 6. Verbind de RI&E en de Arbocatalogus

Mensen willen graag direct oplossingen bij hun vragen. Door een goede koppeling tussen de vragen uit de RI&E en de oplossingen in de arbocatalogus krijgt de gebruiker niet alleen inzicht in de risico’s, maar ook concrete voorstellen voor maatregelen om de risico’s te beperken.

Met praktijkvoorbeelden worden onderwerpen concreter en gemakkelijker te begrijpen.

  • volledige integratie van RI&E en arbocatalogus in één ICT-omgeving, zodat je in bepaalde thema’s direct naar de oplossingen kunt gaan;
  • korte toelichting in RI&E met verwijzing naar uitgebreidere toelichting en voorbeelden in de arbocatalogus;
  • hyperlinks tussen de risico’s in de RIE en oplossingen in de arbocatalogus.

Denk ook aan doorverwijzingen naar andere (branche)instrumenten en informatie voor specifieke situaties.

Tip 7. Investeer in een goed systeem en test met gebruikers

Er zijn systemen waarmee branches en sectoren gratis hun eigen branche-RI&E-instrument en -arbocatalogus kunnen ontwikkelen. Maar steeds meer branches kiezen voor een eigen ICT-systeem.

Een intuïtief en goed werkend systeem is essentieel om gebruik te stimuleren. Gebruikers haken af als ze niet door het systeem komen. Investeer daarom in goede automatisering.

Beslis ‘op de groei’ en hou rekening met toekomstige ontwikkelingen. Test de opzet uitgebreid. Laat ook testen door gebruikers die het instrument voor het eerst zien en kijk mee hoe zij door het systeem navigeren. Dat geeft vaak verrassende inzichten!

Tip 8. Help-, Ondersteun- en Motiveer gebruikers

Koudwatervrees is groot bij het starten met een RI&E. Een steuntje in de rug helpt bedrijven de drempel over. Een goede helpdesk wordt enorm gewaardeerd.

Je helpt bedrijven nog concreter op weg via persoonlijke begeleiding tijdens bedrijfsbezoeken door bijvoorbeeld verbetercoaches of arbo-ambassadeurs. Ook workshops zijn effectief of regionale branchebijeenkomsten; men leert dan bovendien van elkaar en ziet dat anderen dezelfde uitdagingen tegenkomen.

Tip 9. Maak de meerwaarde van ARBO duidelijk

Arbo-zaken worden nog vaak als kostenpost gezien. Echter, een actief arbobeleid is ook een investering in mensen, goed voor de bedrijfsvoering en de positie op de arbeidsmarkt.

Bedrijven die arbo goed op orde hebben, scoren vaak goed op andere zaken, zoals financiële gezondheid. Veel branche-organisaties kiezen ervoor de RI&E en arbocatalogus in een breder kader onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld vakmanschap en duurzame inzetbaarheid, waardoor de voordelen beter worden gewaardeerd.

Tip 10. Communiceer

Bedenk je dat arbo voor de meeste bedrijven geen core business is. In de drukte van de werkzaamheden verdwijnt veilig en gezond werken daardoor al snel naar een lage positie op de prioriteitenlijst.

Blijf de RI&E en arbocatalogus daarom regelmatig via verschillende communicatiemiddelen onder de aandacht brengen, in nieuwsbrieven, tijdens bijeenkomsten, op de website, via social media, etc.

Hoe zorg je ervoor dat je nog iets nieuws te vertellen hebt?

  • Sluit aan op actualiteiten (bijvoorbeeld naar aanleiding van een ongeval in de branche of nieuwe regelgeving in de sector).
  • Geef concrete voorbeelden of laat een gebruiker over zijn ervaringen vertellen.
  • Biedt hulpmiddelen en checklists aan (bijvoorbeeld een machineveiligheidschecklist of checklist werkdruk) en verwijs daarbij ook naar de RI&E en arbocatalogus.
  • Betrek ook de preventiemedewerker(s) als spil in het arbo-web en/of de BHV-er(s).
  • Publiceer je een artikel over een bepaald onderwerp dat gerelateerd is aan een RI&E-thema? Neem dan een directe verwijzing op naar de branche RI&E en de arbocatalogus.

Contact

Computerweg 22, 3542DR, Utrecht

+31 (0)6 42 61 05 58

info@veiligheidenadviesopmaat.nl